5 maneras de construir un calendario editorial útil

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Ejecutar en una estrategia de marketing de contenido es mucho trabajo, pero cuando se combinan los esfuerzos de un equipo bien administrado, los resultados pueden ser francamente mágicos. El desafío, por supuesto, es la coordinación: cada colaborador tiene prioridades conflictivas y un estilo propio y único. Para mantener a todos en la misma página que usted necesita un calendario editorial.

En su forma más simple, un calendario editorial es un documento que comunica lo que planea publicar, cuándo lo publicará y quién Manejaré cada componente. Pero si elige la herramienta adecuada podría hacer mucho más: un calendario editorial también puede ayudarlo a aclarar el propósito de cada contenido y a mejorar la colaboración dentro de su equipo.

Pero no hay una solución que sea ideal para todos, el truco es identificar una herramienta que se adapte a la complejidad y frecuencia de su cronograma de publicación, y que su equipo realmente usará.

Aquí hay cinco maneras de crear un calendario editorial, y los pros y los contras de cada enfoque .

1. Uso de una hoja de cálculo como calendario editorial

Las hojas de cálculo son ideales para muchas tareas organizativas, y eso incluye calendarios editoriales. Cualquier persona con una computadora puede acceder a algún tipo de hoja de cálculo, y mientras lo mantenga simple, la mayoría de las personas se sienten cómodas usando uno.

Los calendarios editoriales de estilo de hoja de cálculo son mejores para los equipos de contenido que publican una o dos veces por semana (o menos), y es útil configurarlos en un entorno común (como Google Docs o OneDrive ) para que pueda compartirlos con los miembros de su equipo y colaborar en los cambios.

A veces veo hojas de cálculo editoriales que se han configurado para parecerse a un calendario real ; personalmente, considero que esto limita la utilidad de la herramienta. En cambio, prefiero usar el diseño tradicional de filas y columnas, así puedo manipular y ordenar los datos cuando necesito una vista diferente.

La información incluida en un calendario editorial variará de una organización a la siguiente, pero lo hará Por lo general, se ve así:

Además de las columnas que se muestran aquí, a menudo es útil incluir otra información. Por ejemplo, me gusta agregar el volumen de búsqueda para mis palabras clave de destino y enlaces a investigaciones relevantes.

Pros de un estilo de hoja de cálculo Calendario editorial:

  • Baja barrera de entrada. La mayoría de las personas tiene acceso y se siente cómoda usando una hoja de cálculo simple.
  • Retos de adopción limitados. Los miembros del equipo pueden incorporar esta herramienta en su estructura de archivos y flujo de trabajo existentes.
  • Fácil de configurar.
  • Algunas capacidades de colaboración (si la hoja de cálculo vive en una unidad compartida).
  • Pocas limitaciones. Puede usar una hoja de cálculo para hacer casi cualquier cosa.

Contras de un calendario editorial de estilo de hoja de cálculo:

  • Las hojas de cálculo requieren mantenimiento manual. Si su equipo completo no se compromete a usar esta herramienta, se pondrá anticuado.
  • Escalabilidad limitada. Las hojas de cálculo son excelentes para equipos pequeños que publican una o dos veces por semana, pero pueden volverse difíciles de manejar si aumenta la frecuencia de publicación.
  • Los permisos deben administrarse cuidadosamente para evitar cambios no deseados en este documento crítico.
  • Capacidades de colaboración de flujo de trabajo limitadas.

2. Creación de un calendario editorial con Google Calendar

Si su equipo utiliza Google Calendar, la creación de un calendario editorial independiente en ese mismo entorno es otra opción viable.

Desde Google Calendar haga clic en el signo más Firme al lado de "Agregar el calendario de un amigo" y elija "Nuevo calendario".

Luego seleccione su nuevo calendario y haga clic en los tres puntos verticales a la derecha del nombre para editar la configuración y compartir el calendario con su equipo.

Ahora puede completar el calendario con su plan de contenido y mantener a todos informados del cronograma de publicación.

Agregue alertas, archivos y enlaces a cada entrada, para que sus autores tendrán acceso a todo lo que necesitan para completar cada pieza.

Al igual que las hojas de cálculo, usar Google Calendar para administrar su programación de producción de contenido es mejor cuando la frecuencia de publicación es baja, aunque la herramienta es familiar y hay algunos colla capacidades de boración, puede ser frustrante para quienes publican mucho contenido.

Ventajas de usar Google Calendar como Calendario editorial:

  • Baja barrera de entrada. Google Calendar es gratuito, familiar y fácil de usar.
  • Retos de adopción limitados. Aquellos que ya usan el conjunto de herramientas de Google encontrarán bastante natural integrar esta opción en su flujo de trabajo.
  • Configuración simple.

Contras de usar Google Calendar como calendario editorial:

  • Si su equipo no lo hace use Google Calendar que quizás no estén dispuestos a comenzar ahora.
  • Escalabilidad limitada. Esta es una solución muy simple. Usar Google Calendar para administrar su proceso editorial puede ser engorroso si aumenta la frecuencia de publicación.
  • Capacidades de colaboración limitadas. Los flujos de trabajo editoriales complejos se beneficiarían de una herramienta más sólida.

3. Integración de un Calendario editorial en tareas o herramientas de administración de proyectos

Si su equipo ya usa una solución de productividad, es posible que pueda crear un calendario editorial directamente en su herramienta existente. Esta es una excelente opción cuando varios miembros del equipo trabajan en cada contenido: la solución adecuada puede ayudarlo a administrar ese flujo de trabajo y mantenerlo informado a todos.

Existen muchas herramientas similares, pero prefiero Asana y lo usará para ilustrar este punto.

Asana organiza el trabajo en "proyectos" y las "tareas" individuales relacionan cada proyecto. A continuación, puede ver esas tareas como una lista o en un tablero "Kanban" – aquí hay un ejemplo de un proyecto de calendario editorial en Asana que se ha configurado usando el método Kanban.

[19659002] En este ejemplo, una tarjeta representa cada parte del contenido (o tarea) que desea crear. A medida que se completa el trabajo, mueve las tarjetas de izquierda a derecha para seguir su progreso de manera visual. Pero la magia real ocurre dentro de cada tarjeta individual.

Dentro de cada tarjeta, puede dividir las tareas en subtareas y asignarlas a colaboradores individuales. Por ejemplo, si necesita un gráfico para su próxima publicación de blog, puede asignar esa subtarea a su diseñador gráfico y esa persona recibirá una alerta (con la fecha de vencimiento solicitada). Luego pueden aceptar la tarea o solicitar un cambio.

También puede adjuntar archivos y comunicarse con su equipo directamente dentro de la herramienta, esto significa que tendrá todo lo relacionado con cada contenido en un lugar.

Este es solo un ejemplo de cómo puede usar una herramienta de productividad para crear un calendario editorial y flujo de trabajo: la lista de pros y contras variará según la herramienta que elija y cómo la use, pero aquí están los pros y los contras del uso de Asana.

Ventajas de utilizar Asana como calendario editorial:

  • Si ya usa la solución, puede crear su calendario editorial directamente en su flujo de trabajo de administración de tareas existente. Esto anula la necesidad de hacer malabarismos con los documentos o administrar un complicado proceso de adopción de soluciones.
  • Las funciones de colaboración facilitan la comunicación del estado de las piezas individuales de contenido y sus tareas asociadas. Esto le ayudará a evitar los cuellos de botella.
  • Las características premium agregan una rica funcionalidad de gestión de proyectos que mejora la utilidad de la herramienta.

Contras de utilizar Asana como calendario editorial:

  • Si su equipo no usa una herramienta común para colaborar En las tareas, deberá acordar una solución y pasar por un proceso de adopción.
  • La mayoría de las herramientas de productividad se diseñaron para administrar una amplia variedad de proyectos y tareas, lo que significa que pueden carecer de características de particular interés para los administradores de contenido. .
  • Crear un calendario editorial en su solución de productividad debería funcionar para un programa de producción moderado pero puede desafiar su capacidad de escalar.

Si le gusta este concepto (especialmente el método Kanban), pero no piense que Asana tiene razón para usted, Trello y Monday son ​​buenas alternativas.

4. Uso de Airtable como calendario editorial

Las hojas de cálculo y las listas de tareas colaborativas son perfectas para administrar las necesidades de contenido de un equipo pequeño, pero es posible que necesite una solución de calendario editorial más sólida a medida que su programa madura. Airtable es una buena opción para las personas que les gusta usar hojas de cálculo pero necesitan algo más.

Airtable es una aplicación basada en la nube que ofrece la funcionalidad profunda y aspectos relacionales de una base de datos en un formato de hoja de cálculo visualmente atractivo. La herramienta le permite colaborar con miembros del equipo, adjuntar archivos y segmentar datos; una versión básica está disponible de forma gratuita, mientras que las actualizaciones con muchas funciones cuestan $ 20 por usuario al mes.

Esta herramienta es útil para administrar un riguroso horario editorial . Hay una curva de aprendizaje, pero Airtable proporciona plantillas de casos de uso para que comiences. Aquí hay una captura de pantalla de su plantilla de calendario de contenido digital.

Elijo esta plantilla porque muestra cómo Airtable puede funcionar para un equipo grande y prolífico. También proporcionan plantillas simples para proyectos de menor escala, como la gestión del calendario editorial de un blog.

Pros de usar Airtable como calendario editorial:

  • Capacidades de colaboración superiores en comparación con las hojas de cálculo.
  • Proporciona robustez funcionalidad de base de datos relacional, combinada con formas fáciles de ver y ordenar los datos. Esta flexibilidad satisface a los fanáticos de las hojas de cálculo y también acomoda los tipos visuales con vistas de calendario, Kanban y galería de los mismos datos.
  • Ofrece integraciones con muchas aplicaciones populares. Esto hace que sea más fácil construir la solución en su flujo de trabajo.

Contras de usar Airtable como Calendario Editorial:

  • Curva de aprendizaje significativa, particularmente para aquellos que no están familiarizados con las bases de datos.
  • Airtable aún no es común , lo que significa que está agregando una nueva herramienta a la mezcla y puede encontrar resistencia.
  • Los usuarios avanzados de hojas de cálculo pueden esperar ciertas funcionalidades que aún no están disponibles. Esto requerirá paciencia. La solución se está volviendo muy popular y está agregando nuevas capacidades todo el tiempo.
  • Como una hoja de cálculo, las actualizaciones manuales son necesarias para mantener la herramienta efectiva.
  • Esta solución no fue diseñada específicamente para los especialistas en marketing. Las características centradas en el marketing están presentes, pero no son necesariamente una prioridad.

5. Adopción de CoSchedule como su calendario editorial

CoSchedule es una herramienta de planificación y ejecución de contenido diseñada para los especialistas en marketing. Puede usarlo para crear un calendario editorial para todo su contenido y campañas, mientras que también puede usarlo para colaborar con colaboradores y programar publicaciones en redes sociales, todo en un solo lugar.

La compañía ofrece una amplia gama de opciones de precios: las capacidades básicas para los bloggers comienzan en $ 40 por mes. El nivel más avanzado de funcionalidad (para empresas) es de $ 1,200 por mes.

El contenido planificado se presenta en un calendario, que puede mostrar todo o una vista filtrada. Puede gestionar cada fragmento de contenido utilizando un flujo de trabajo colaborativo y personalizable, para que siempre sepa dónde están las cosas. También puede configurar un plan de intercambio social para cada contenido y usarlo para completar una herramienta de programación de medios sociales integrada.

Ventajas del uso del Calendario editorial de CoSchedule:

  • Diseñado para marketers.
  • Útil para gestionar todo tipo de contenido: blogs, recursos, contenido de redes sociales, gráficos, libros blancos, etc.
  • Maneja todo el proceso de producción de contenido, desde ideación hasta publicación y promoción social.
  • Dobles como una herramienta de programación para publicaciones en redes sociales. Puede configurar todo el plan de intercambio social para cada parte del contenido como parte de su flujo de trabajo de creación de contenido.

Desventajas del calendario editorial de CoSchedule:

  • Otra herramienta más para adoptar e integrar en su flujo de trabajo. Es genial si todo lo que se trabaja es contenido, pero no se adapta a la necesidad de gestionar otros tipos de tareas (la empresa implementó recientemente una integración con Zapier lo que puede hacer que este problema sea más fácil) .
  • Los datos de Analytics se limitan al impacto de publicaciones sociales.
  • El formato de calendario es la única opción para ver su plan; no puede convertirlo a formato de lista.
  • Los datos de calendario se encuentran en la herramienta. No puede extraerlo para un análisis posterior. Por ejemplo, si desea realizar una auditoría de contenido, deberá crear un inventario de su contenido por separado.

Elegir una solución de calendario editorial

El sistema que seleccione para documentar y colaborar en su calendario editorial tendrá un gran impacto en tu eficiencia. Definir sus requisitos y explorar las soluciones anteriores es un buen lugar para comenzar si está trabajando con un equipo pequeño o mediano. Hay otras opciones que pueden ser más adecuadas para su situación, pero guardaremos esa discusión para otro día.



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